Meer info
Info archiefverwerving
In juli 2014 werd een eerste deel van het archief van de Koninklijke Bouwmeesterskring van West-Vlaanderen na bemiddeling van Johan Termote overgedragen aan de provinciale archiefdienst door de Veurnse architect Marc Vandendries. Dit archiefdeel bevatte circa 1 strekkende meter aan documenten vanaf 1933. De bestanddelen waren voornamelijk ledenlijsten, statuten, verslagboeken, algemene briefwisseling, financiële dagboeken en grootboeken afkomstig uit de afdelingen Oostende-Veurne, Tielt-Roeselare en het provinciaal secretariaat. In februari 2015 werd een tweede overdracht van 3.5 strekkende meter archief gedaan door Johan Arnout.
Beheergeschiedenis
Tot nader order zijn geen eerdere selecties en/of vernietigingen bekend. Het archief is geschoond en verpakt in zuurvrije mappen en dozen. Tijdens het schonen is ongeveer 2 strekkende meter aan dubbels verwijderd, daarbij ging het vooral over volumineuze documentatie van het eigen ledenblad “Archi-Info”. De originele tijdschriften zijn samen verpakt met het archief zoals ze zijn tegengekomen in de oude orde. Door de stukken, die voor het overgrote deel in klasseermappen staken, in zuurvrije mapjes te verpakken, is het aantal strekkende meter die het archief nu beslaat significant geslonken. Verder zijn een tiental exemplaren van (bijlagen tot) het Belgisch Staatsblad uit het archief geselecteerd. Deze zijn volledig digitaal raadpleegbaar via de website van justitie. In voormelde staatsbladen stonden wetswijzigingen van toepassing op de vereniging, en aanpassingen in statuten en het bestuur, die telkenmale in het staatsblad gepubliceerd werden. Er is geen kennis van de oorspronkelijke staat, ordening en bewaring. Afgaand op de manier van werken van de huidige K.B.K.W. worden (en werden) verscheidene archiefbestanddelen bij respectievelijke leden uit het bestuur bewaard. Er bestonden ringmappen voor aparte klassering van ingekomen stukken, facturen, briefwisseling en verslagen van raadsvergaderingen. Elke secretaris of voorzitter ontving van zijn voorganger het tot dan toe opgebouwde archief. Door die opeenvolging zijn er minstens evenveel methodes geweest om bijkomend archief te ordenen. Meestal werd echter gewerkt met het systeem zoals beschreven in subtitel 'Bereik en inhoud': alles werd volgens datum van ontvangst in één map opgeborgen, zonder verdere aandacht voor structuur of vorm. Qua methode voor inventariseren werd gekozen om een plaatsingslijst op te stellen tijdens het schonen en inpakken. Gaandeweg werd duidelijk dat de K.B.K.W. een bewogen institutionele geschiedenis kende, met maar liefst 3 interne hervormingen op een termijn van zo’n 100 jaar. Zowel volgens het organigram van de vereniging als uit het archief zelf zijn er wel lijnen te trekken in de verschillende functies die de K.B.K.W. uitoefende. Ook werd gekeken naar reeds geïnventariseerde archieven van zusterverenigingen (zoals dat van de K.B.K.O.), waardoor de volgende structuur in het archief kan worden aangebracht; 1. Bestuurswerking (verder onder te verdelen in): a. Notulen b. Briefwisseling (inkomend & uitgaand) c. Intern beleid en statuten 2. Ledenadministratie 3. Financiële stukken (verder onder te verdelen in): a. Overzichten b. Bewijsstukken 4. Dossiers 5. Redactie ledenblad 6. Documentatie Fysiek is op heden gekozen om de oude orde te bewaren, in plaats van te herordenen naar vorm en/of inhoud. Naast het voordeel van tijdsefficiëntie, wordt op die manier de context van de documenten bewaard. Voor sommige archiefstukken is die context belangrijk, zeker voor stukken die van zichzelf weinig tot geen metadata bevatten, zoals: aantekeningen, brochures, documentatie.
